Để chứng nhận sản phẩm theo PT5, Khách hàng cần điền đầy đủ các thông tin theo mẫu do IEMM cung cấp và các thông tin sau:
- Sơ đồ tổ chức của Công ty/ Doanh nghiệp;
- Các tài liệu kỹ thuật của sản phẩm;
- Kế hoạch kiểm soát chất lượng hoặc bản sao chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng;
- Kế hoạch kiểm soát phương tiện đo lường, thử nghiệm.
Sau khi đánh giá chính thức tại địa điểm đăng ký của khách hàng, IEMM dựa trên kết quả thẩm tra hồ sơ đánh giá và kiến nghị cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn/ quy chuẩn của Phòng giám định, chứng nhận và kiểm định, Viện trưởng ra quyết định cấp chứng chỉ và giấy chứng nhận.
IEMM gửi giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn/ quy chuẩn cho khách hàng. Hồ sơ chứng nhận bao gồm: 02 chứng chỉ bản gốc, 01 quyết định cấp chứng chỉ và phụ lục kèm theo nếu có. Nếu khách hàng yêu cầu IEMM sẽ trao chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn/ quy chuẩn cho khách hàng. Chứng chỉ IEMM cấp cho khách hàng bao gồm các thông tin sau: Tên và địa chỉ của tổ chức được chứng nhận; phạm vi chứng nhận được cấp (bao gồm sản phẩm, các tiêu chuẩn/ quy chuẩn); ngày hiệu lực và thời gian hiệu lực của chứng chỉ; Phòng giám định, chứng nhận và kiểm định tiến hành khảo sát sơ bộ, khi cần thiết Phòng giám định, chứng nhận và kiểm định có thể từ chối thực hiện chứng nhận đối với các sản phẩm mà IEMM không đủ năng lực thực hiện (các sản phẩm chứng nhận hợp quy không nằm trong phạm vi được chỉ định của IEMM...).
* Phí chứng nhận sản phẩm sẽ được Viện gửi báo giá cụ thể cho từng lĩnh vực theo yêu cầu của khách hàng.
* Quy định về sử dụng dấu và logo chứng nhận:
Khách hàng đã được IEMM chứng nhận có quyền sử dụng dấu chứng nhận của IEMM kèm theo ký hiệu của tiêu chuẩn tương ứng. Trong trường hợp IEMM được công nhận bởi tổ chức công nhận, Khách hàng được IEMM chứng nhận có quyền sử dụng dấu chứng nhận của IEMM kèm theo logo của tổ chức công nhận cho IEMM. Các logo công nhận sẽ được IEMM công bố sau khi được công nhận. Khách hàng được chứng nhận được sử dụng dấu chứng nhận trên để tuyên truyền, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên các tài liệu giới thiệu, tài liệu giao dịch thương mại của khách hàng;
Khách hàng chỉ được sử dụng dấu chứng nhận của IEMM đối với phạm vi (địa điểm, lĩnh vực) đã được chứng nhận; Không được sử dụng dấu hiệu chứng nhận của IEMM trên các sản phẩm và bao bì sản phẩm (đối với dấu chứng nhận HTQL); Không được sử dụng dấu chứng nhận trong các báo cáo thử nghiệm, báo cáo giám định, hiệu chuẩn. Việc sử dụng này phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và yêu cầu của ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17030.
* Quy trình mở rộng chứng nhận
Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá mở rộng, thu hẹp phạm vi hoặc nâng cấp tiêu chuẩn áp dụng thì phải ký kết một hợp đồng phụ và gửi: "Đề nghị chứng nhận hệ thống quản lý" cho IEMM.
* Quy trình từ chối chứng nhận
IEMM tiến hành khảo sát sơ bộ khi cần thiết, IEMM có thể từ chối thực hiện chứng nhận đối với các sản phẩm mà IEMM không đủ năng lực thực hiện (các sản phẩm chứng nhận hợp quy không nằm trong phạm vi được chỉ định của IEMM...).
* Quy trình đình chỉ, duy trì và khôi phục
Trong thời gian chứng nhận có hiệu lực Tổ chức chứng nhận IEMM có thể đình chỉ chứng nhận nếu như khách hàng vi phạm các điều sau:
Sử dụng chứng chỉ/ dấu sai quy định;
Không bố trí đánh giá định kỳ;
Không thực hiện hành động khắc phục;
Không thanh toán phí dịch vụ;
Có khiếu nại của các bên liên quan;
Với các trường hợp này Viện trưởng sẽ ký quyết định đình chỉ chứng nhận theo mẫu số BM.CN03.16.
Thời gian đình chỉ: không quá 06 tháng.
Lưu ý trong thời gian đình chỉ khách hàng không được sử dụng dụng chứng chỉ/ dấu chứng nhận.
Nếu trong thời gian 06 tháng khách hàng có hành động khắc phục, IEMM sẽ duy trì và ra quyết định khôi phục chứng nhận.
* Quá trình hủy bỏ
Khi khách hàng có yêu cầu (không có nhu cầu tiếp tục chứng nhận) Giám đốc IEMM ra quyết định hủy bỏ chứng nhận. Ngoài ra việc hủy bỏ chứng nhận còn được áp dụng trong các trường hợp sau:
Khách hàng không thực hiện hành động khắc phục khi bị đình chỉ;
Trong quá trình đánh giá giám sát phát hiện sự không phù hợp nghiêm trọng;
Khách hàng không thực hiện cam kết về tài chính với IEMM;
Với các trường hợp này Giám đốc Công ty sẽ ký quyết định hủy bỏ chứng nhận và công bố trên công thông tin điện tử của tổ chức chứng nhận.
* Quá trình xử lý khiếu nại, yêu cầu xem xét lại của khách hàng
- Nhận thông tin khiếu nại -> Thông báo cho khách hàng về việc nhận được yêu cầu xem xét lại -> Xem xét đánh giá khiếu nại -> Lập hồ sơ -> Xử lý khiếu nại, xem xét lại -> Thông báo khách hàng.
* Quy định cấp chứng nhận
IEMM xem xét kết quả đánh giá và Lãnh đạo viện ra quyết định cấp chứng chỉ
Chứng chỉ cấp cho Khách hàng sẽ ghi rõ phạm vi được chứng nhận, thời gian hiệu lực và số hiệu của chứng chỉ.
IEMM gửi hồ sơ chứng chỉ cho khách hàng. Hồ sơ chứng chỉ bao gồm nhưng không giới hạn: 02 chứng nhận bản gốc; 01 quyết định cấp chứng chỉ;
Nếu khách hàng yêu cầu IEMM sẽ tổ chức trao chứng chỉ cho khách hàng
Chính sách khách quan, công bằng trong hoạt động chứng nhận thể hiện qua cam kết của lãnh đạo và bản cam kết của mỗi thành viên trước khi khi tiến hành đánh giá và cấp giấy chứng nhận cho khách hàng.
